Ubiquitous working: Does where you work affect how you work? Environmental effects on knowledge work performance

Abstract

Due to modern technological developments, work has become ubiquitous and various mobile, flexible work forms have evolved (i.e., ubiquitous working). Besides working in the traditional office, mobile devices also enable working in places that are more associated with leisure than with work (e.g., the living room at home or a garden bench in the park). This applies especially for knowledge workers who require only few material resources in addition to their minds and are therefore independent of a specific location. For example, knowledge workers need a laptop with an Internet connection, a way to communicate with colleagues and customers, or access to data and information to carry out their typical work tasks. Research has shown that information processing and working behaviour are affected by external influences and the environment. Therefore, it is obvious to assume that mobile workers do not show the same work performance while in a typical work environment compared to a typical leisure environment. Using laboratory experiments and field studies, this dissertation investigated whether cognitive performance (i.e., attention and concentration) and decision-making behaviour differ when subjects previously explored either a virtual work (e.g., an office) or leisure environment (e.g., a garden) or were situated in a real work or leisure environment, respectively. Results from eight studies suggest that environments associated with work lead to higher cognitive performance and riskier decisions compared to environments associated with leisure. It may be assumed that factors of the task (e.g., time pressure or environment-task fit) and of the person (e.g., personality traits or mood) affect this relationship. Employers should be aware of these effects when transferring important decisions or tasks that require high concentration to mobile workers. Despite the combination of different, innovative research approaches, methodological limitations have to be discussed and further research is needed before it can finally be clarified how mobile and location-independent work forms such as ubiquitous working affect work performance.

Der Begriff Ubiquitous Working beschreibt das Phänomen, dass Arbeit aufgrund moderner technischer Entwicklungen allgegenwärtig geworden ist. Dank mobiler Endgeräte ist es möglich, neben dem eigentlichen Büro auch an Orten zu arbeiten, die eher mit Freizeit als mit Arbeit in Verbindung gebracht werden (z.B. das heimische Wohnzimmer oder eine Gartenbank im Park). Dies gilt vor allem für Wissensarbeitende, die neben ihrem Verstand nur wenige materielle Ressourcen benötigen und damit unabhängig von einem spezifischen Ort sind. Wissensarbeitenden reicht beispielsweise ein Laptop mit Internetverbindung, eine Möglichkeit zur Kommunikation mit Kollegen und Kunden oder der Zugriff auf Informationen und Dateien aus, um typischen Arbeitsaufgaben nachzugehen. Forschung hat gezeigt, dass die Informationsverarbeitung und das Arbeitsverhalten von externen Einflüssen und der Umwelt beeinflusst werden. Daher ist es naheliegend anzunehmen, dass Wissensarbeitende nicht dieselbe Arbeitsleistung zeigen während sie in einer typischen Arbeitsumgebung sind im Vergleich zu einer typischen Freizeitumgebung. Mithilfe von Laborexperimenten und Feldstudien wurde im Rahmen dieser Dissertation untersucht, ob sich kognitive Leistung, wie Aufmerksamkeit und Konzentration, und Entscheidungsverhalten unterscheiden, wenn Versuchspersonen zuvor entweder eine virtuelle Arbeits- (z.B. ein Büro) oder Freizeitumgebung (z.B. einen Garten) erkundet haben oder sich in einer typischen Arbeits- oder Freizeitumgebung aufhalten. Ergebnisse aus acht Studien deuten darauf hin, dass Umgebungen, die mit Arbeit assoziiert werden zu einer höheren kognitiven Leistung und riskanteren Entscheidungen führen. Es kann ange-nommen werden, dass weitere Faktoren der Aufgabe (z.B. Zeitdruck oder Passung zwischen Umgebung und Aufgabe) und auch der Person (z.B. Persönlichkeitseigenschaften oder Stimmung) diese Beziehung beeinflussen. Arbeitgeber sollten sich dieser Effekte bewusst sein, wenn sie mobil arbeitenden Angestellten wichtige Entscheidungen oder Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, übertragen. Trotz der Kombination verschiedener, innovativer Forschungsansätze müssen methodische Einschränkungen diskutiert werden und weitere Forschung ist nötig bevor abschließend geklärt werden kann, wie sich mobile und ortsunabhängige Arbeitsformen wie Ubiquitous Working auf die Arbeitsleistung auswirken.