Einsatz von multimedialer Kommunikation zur Optimierung und Qualitätssicherung der onkologischen Versorgung am Beispiel des Interdisziplinären Brustzentrums der Universitäts-Frauenklinik Tübingen

Abstract

Moderne, übergreifende Versorgungsstrukturen wie das Interdisziplinäre Brustzentrum der Universitäts-Frauenklinik erfordern im Zuge einer qualitäts-gesicherten Leistungserbringung speziell auf ihre Anforderungen ausgerichtete Kommunikationstechnologien.

Der Kernprozess des Interdisziplinären Brustzentrums ist der Behandlungspfad Brustkrebs. Die Qualitätssicherung der interdisziplinären Tumorkonferenzen findet bis Anfang 2008 ohne nennenswerte IT-Unterstützung statt. Daher besteht das Ziel dieser Arbeit in der Entwicklung einer Methode zur Implementierung eines multimedialen Telekommunikationsprozesses zur Prozessoptimierung und Qualitätssicherung der onkologischen Versorgung am Beispiel der Tumorkonferenz Post-OP-Board. Unter Anwendung eines eigens auf die Wertschöpfung ausgerichteten Prozessmodells wurde die exakte Position des Optimierungspotentials der Tumorkonferenz Post-OP-Board visualisiert, das durch den Einsatz von Videokonferenzen realisiert werden soll und gleichzeitig die Tumorkonferenz zur übergreifenden digitalen Kommunikationsschnittstelle werden lässt. Zur Evaluierung der Prozessqualität der Tumorkonferenz Post-OP-Board wurden klassifizierte Kosten- und Zeitfaktoren entwickelt. Sie fungieren als Messinstrumente und können zur Ermittlung von Optimierungspotentialen auch auf andere Prozesse der Universitäts-Frauenklinik angewendet werden. Mit einer Fragebogenerhebung wurden die Benutzeranforderungen an Videokonferenzen bestimmt. Die Auswahl der Befragten erfolgte gezielt im Hinblick auf deren einschlägige Erfahrungen mit Videokonferenzen und ihrer allgemeinen Entscheidungskompetenz. Als ergänzende Analysemethode wurde eine Teststellung implementiert. Neben der Durchführung der Tumorkonferenz als multimediale Videokonferenz zwischen den Standorten Tübingen, Albstadt und Reutlingen wurden technische Aspekte und ihr Ablauf unter Erhalt der klinischen Qualität getestet.

Seit März 2008 findet die Tumorkonferenz Post-OP-Board als Videokonferenz statt. Ineffiziente Zeitanteile wurden eleminiert. Die Ärzte profitieren vom Zeitgewinn. Die Einsparpotentiale pro Tumorkonferenz und pro Patientenfall sind signifikant. Allen an Diagnostik und Therapie beteiligten Fachärzten wird die Konferenzteilnahme erleichtert.

Mit der Kombination der verschiedenen Verfahren – Prozessmodell, Zeit- und Kostenfaktoren, Fragebogenerhebung, Teststellung – wurde eine Methode entwickelt, mit der ein klinischer Prozess, seine Verlaufsqualität, das Maß seiner Qualitätssicherung, die Benutzeranforderungen an eine Telekommu-nikationsmethode umfassend wiedergegeben und die Analyseergebnisse korrespondierend realisiert werden können. Diese einerseits analysierende und gleichzeitig realisierende Vorgehensweise ist auf jeden anderen klinischen Prozess adaptierbar.

Die Ergebnisse bestätigen, dass Prozessoptimierung bei gleichzeitiger Produk-tivitätssteigerung und unter Erhalt der medizinischen Ergebnisqualität ohne dezidiert darauf ausgerichtete IT-Prozesse undenkbar ist und zeigen an, dass mit dem Optimierungstrends im Gesundheitswesen und der sich verändernden Qualität des Informationsaufkommens Evaluationsbedarf hinsichtlich der Qualitätssicherung von IT-Prozessen generiert wird.

Modern, comprehensive supply structures like the multi-disciplinary breast center of the university gynaecological hospital (Universitäts-Frauenklinik) require especially oriented communication technologies in course of a quality assured performance. Therefore it is necessary to adopt specifically electronic means.

The core process of the interdisciplinary breast centre is the clinical pathway path breast cancer. The quality assurance of the interdisciplinary tumour conferences takes place by the beginning of 2008 without considerable IT support. Therfore the aim of this work is the development of a method to implement a multimedia telecommunication process to improve the business process and quality assurance of onkological supply on the example of the tumour conference Post-OP-Board. Using a special process model bring into line with value added the exact position of improvement potential of tumor conference Post-OP-Board was visualized that should be realized by using video conferences and making the tumor conference to a external digital communication gateway. To evaluate the process quality of tumor conference Post-OP-Board classified cost- and time factors were developed. They act as measuring instruments and can be applied to find out the potentials for improvement of other processes in the university gynaecological hospital (Universitäts-Frauenklinik). User demands for video conferences were determinded with a questionnaire. The interviewed persons were selected with regard to the appropriate experiences with video conferences and their common decision competence. A test case was installed as an additional analyzing method.

Technical aspects, processes and their required clinical quality were tested, amongst realization tumor conferences as multimedial video conference between the locations Tübingen, Albstadt and Reutlingen.

Since 2008 the tumor conferences Post-OP-Board is executed as a video conference. Inefficient waste of time was eliminated. The physicians benefit from time savings. The time reduction potentials per tumour conference and per patient case are significant. The meeting participation is made easier for all involved persons.

In combination of several systems – process model, time- and cost factors, questionaire, test case - a method was developed to describe completely a clinical process, its order of events, its measure of quality assurance, its user demands for telecommunication and analysis results. This analysing and realizing procedure is adaptable to any other clinical process.

The results confirm that process improvement with concurrent increase of productivity and preservation of clinical processing quality is unthinkable without adjustable IT-processes, and show that according with the optimizing trend in health care and a changing information quantity the quality assurance of IT-processes must be evaluated continuosly.